Ausweis- und Führerscheinkopien: 120.000 Euro Bußgeld für ein Autohaus

Was in dem Autohaus schiefging

Das Autohaus kopierte bei jeder Probefahrt Ausweis und Führerschein und warf die Unterlagen nach einiger Zeit weg. An jedem Arbeitsplatz standen zwei Behälter, einer für Papiermüll, einer für Datenmüll. Den Datenmüll sollten die Beschäftigten selbst zu einem zentralen, verschlossenen Container bringen. Wer die Kopien an diesem Tag in den normalen Papiermüll gegeben hat, ließ sich nicht klären. Darauf kam es auch nicht an.

Der Landesbeauftragte hält schon das Konzept für unzureichend: offene Behälter am Arbeitsplatz, lange Wege zum zentralen Container und die Verantwortung beim einzelnen Mitarbeiter. Für ein großes Unternehmen sei das keine ausreichende Sicherheitsmaßnahme nach Art. 32 DSGVO. Eine Dienstanweisung an die Beschäftigten ändere daran nichts. Auch dass am Ende der Entsorger die Ladung verloren hat, rechnet die Behörde dem Autohaus zu, weil bei ungesicherter Entsorgung über den Papiermüll genau das passieren kann. Das Unternehmen hat kooperiert, deshalb wurde das Bußgeld reduziert, auf 120.000 Euro (Tätigkeitsbericht 2025, S. 154 f.).

Die Frage davor: Braucht es die Kopie überhaupt?

Für den Personalausweis gibt es eine eigene Regel. Nach § 20 Abs. 2 PAuswG darf ein Unternehmen den Ausweis nur mit Zustimmung des Inhabers kopieren. Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein und darf nicht an Dritte gehen. Daten aus der Kopie darf es nur mit Einwilligung verarbeiten. Daneben gilt die DSGVO, und dort scheitert die Kopie meist schon an der Erforderlichkeit. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht formuliert es deutlich: Eine ungeschwärzte Ausweiskopie zu verlangen oder anzufertigen, sei „grundsätzlich unzulässig“. Zur Identitätsfeststellung genüge im Regelfall eine Sichtprüfung (Tätigkeitsbericht 2025, S. 34 f.).

Der Landesbeauftragte in Baden-Württemberg sieht es für Anfragen von Betroffenen ähnlich, etwa wenn jemand Auskunft über seine Daten verlangt. Einen Ausweis darf das Unternehmen nur bei begründeten Zweifeln an der Identität verlangen, und dann braucht es regelmäßig nur Name, Anschrift, Geburtsdatum und die Gültigkeit des Dokuments. Ein Vermerk wie „Identität überprüft“ reicht in der Regel aus. Wer ausnahmslos bei jeder Anfrage einen Ausweis verlangt, verstößt gegen die Datenminimierung (S. 96).

Beim Führerschein liegt der Fall anders, weil es hier eine echte Prüfpflicht gibt. Wer als Halter jemanden fahren lässt, der keine Fahrerlaubnis hat, macht sich strafbar (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG), fahrlässig begangen ebenfalls. Prüfen müssen Autohäuser, Vermieter und Fuhrparks also. Kopieren müssen sie deshalb nicht. Für Führerscheine der Freiwilligen Feuerwehr hat der Landesbeauftragte ausdrücklich festgehalten, dass ein Prüfprotokoll genügt: vorgelegt am, gültig bis, geprüft von, nächste Prüfung am (S. 142). Der Fall betraf öffentliche Stellen, der Gedanke lässt sich auf Unternehmen aber ohne Weiteres übertragen.

Mit Mandanten bespreche ich dieses Thema regelmäßig, und meine Empfehlung ist eindeutig: Ausweiskopien weder anfertigen noch zur Akte nehmen, wenn ein Gesetz sie nicht vorsieht oder erlaubt.

Die Ausnahme: das Geldwäschegesetz

Es gibt Fälle, in denen das Gesetz die Kopie sogar verlangt. Wer nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet ist und einen Kunden identifizieren muss, hat nach § 8 Abs. 2 GwG das Recht und die Pflicht, den vorgelegten Ausweis zu kopieren. Für Autohäuser ist das kein Randthema. Kraftfahrzeuge gelten als hochwertige Güter, und beim Verkauf mit einer Barzahlung ab 2.000 Euro greifen die Sorgfaltspflichten (§ 10 Abs. 6a GwG). Für den Barverkauf ist die Kopie also Pflicht, für die Probefahrt nicht. Wer für Verkauf und Probefahrt dasselbe Formular verwendet, sollte die beiden Fälle darin trennen.

Wen das betrifft

Autohäuser und Autovermietungen mit Probefahrten und Mietverträgen. Unternehmen mit Fuhrpark, die Führerscheine ihrer Beschäftigten kontrollieren. Hotels und Ferienwohnungen, gerade mit kontaktlosem Check-in: Das Landesamt hält es für ungeeignet, vorab einen Ausweisscan oder ein Selfie anzufordern, denn wer einen Scan schickt, muss nicht der Inhaber sein. Den Meldeschein gibt es seit dem 1. Januar 2025 nur noch für ausländische Gäste, und auch dafür braucht es keine Kopie. Vermieter, die von Mietinteressenten Ausweiskopien verlangen. Und Veranstalter, die einen Ausweis als Pfand einbehalten. Das verbietet § 1 Abs. 1 Satz 3 PAuswG ausdrücklich.

Was jetzt zu tun ist

1. Bestandsaufnahme: An welchen Stellen werden Ausweise oder Führerscheine kopiert, gescannt oder per E-Mail angefordert? Formulare, Scanner und Postfächer gehören dazu.
2. Kopie durch Vermerk ersetzen, wo kein Gesetz die Kopie verlangt. Beim Führerschein ein Prüfprotokoll mit Datum, Gültigkeit, Prüfer und Wiedervorlage.
3. Wo eine Kopie nötig ist, etwa nach dem Geldwäschegesetz: Zweck, Speicherort und Löschfrist festlegen und die Kopie nicht über E-Mail-Postfächer verteilen.
4. Entsorgung so organisieren, dass sie ohne Disziplin funktioniert: verschlossene Datenschutzbehälter oder Aktenvernichter direkt am Arbeitsplatz und ein Entsorger, der Akten nachweisbar vernichtet.
5. Alte Bestände durchsehen. Kopien aus Probefahrten oder Mietanfragen von vor Jahren haben keinen Zweck mehr und sind zu löschen oder zu vernichten.