Makler und Hausverwaltungen: Drei Bußgelder und was die Aufsicht verlangt

Die Interessentenliste an den Verkäufer

Nach dem Landesbeauftragten kann ein Makler ein berechtigtes Interesse daran haben, Daten zu verarbeiten, um seinen Provisionsanspruch nach § 652 BGB durchzusetzen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Dieses Interesse trägt aber nur eine Liste, die auf das Nötige beschränkt ist, und dafür hätten Name und Wohnanschrift gereicht. Die Liste mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen verstieß zumindest gegen die Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

Im konkreten Fall fehlte es schon am Provisionsanspruch. Auf der Liste standen Personen aus dem ganzen Bundesgebiet, die sich nur für regelmäßige Angebote eingetragen hatten. Eine Provision setzt nach dem Landesbeauftragten aber eine Leistung des Maklers für den einzelnen Interessenten voraus, etwa die Übersendung eines vollständigen Exposés mit Adresse oder eine Besichtigung. Diese Stufen muss der Makler für jedes Objekt auseinanderhalten und belegen können. Weil das hier nicht gelang, fehlte auch das berechtigte Interesse. Dass der Makler danach sein Geschäftsmodell anwaltlich prüfen ließ, berücksichtigte der Landesbeauftragte bei der Bemessung (S. 152 f.).

16 Jahre in der Kundendatei

Ein Interessent hatte bei einem Makler einmal ein Immobilienangebot angefordert. Nach vielen Jahren erhielt er unaufgefordert eine Werbemail mit einem neuen Angebot, denn Kundennummer, Name, Anschrift und E-Mail-Adresse lagen noch im System, insgesamt 16 Jahre lang. Ein funktionierendes Löschkonzept gab es nicht. Daten dürfen aber nur so lange gespeichert werden, wie ihr Zweck es erfordert (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).

Der Landesbeauftragte unterscheidet zwei Fälle. Interessiert sich jemand nur für eine bestimmte Immobilie, sind seine Daten nach Absage, Verkauf oder Vermietung spätestens nach Ablauf der Verjährung zu löschen. Provisionsansprüche verjähren in drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§ 195 BGB). Hat ein Interessent einen dauerhaften Suchauftrag erteilt, darf der Makler die Daten zwar weiter speichern. Er muss aber regelmäßig prüfen, ob noch Interesse besteht, und die Daten löschen, wenn es entfallen ist. Weil der Makler kooperierte, wurde das Bußgeld erheblich gesenkt (S. 153).

WEG-Protokolle auf dem Immobilienportal

Im dritten Fall stellte ein Makler zu einem Angebot alle Unterlagen auf eine Immobilienplattform, die der Verkäufer ihm übergeben hatte. Darunter waren Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen mit den Namen der Eigentümer, Wirtschaftspläne, Bescheinigungen für das Finanzamt und Abrechnungen für Heizung und Wasser. Die eingescannten Dokumente lagen in der Makler-Software im falschen Ordner und wurden deshalb mit hochgeladen. Mehrere Tage lang waren die Daten von Mietern und Eigentümern öffentlich. Der Landesbeauftragte beanstandete neben der fehlenden Rechtsgrundlage, dass es keinen Kontrollmechanismus gab, der eine solche Fehlbedienung der Software verhindert (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Für den fahrlässigen Verstoß verhängte er ein Bußgeld im mittleren vierstelligen Bereich (S. 153 f.).

Bei meinen Mandanten kommen diese Fragen bei Maklern, Hausverwaltungen und Vermietern vor. Bei der Löschung von Interessentendaten folge ich dem Landesbeauftragten.

Hausverwaltungen und Vermieter: smarte Rauchmelder

In Bayern müssen Wohnungen spätestens seit 2018 Rauchmelder haben, und weil die Geräte meist rund zehn Jahre laufen, steht in einigen Fällen bald der Austausch an. Neuere Geräte messen neben Rauch auch Raumklima und Luftfeuchtigkeit. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hält diese Zusatzfunktion für datenschutzrechtlich relevant. Aus den Werten lässt sich nämlich ablesen, wann in einer Wohnung gekocht, geduscht oder gebadet wird oder ob sich mehr Personen als üblich darin aufhalten. Erlaubt ist das Raum- und Klimamonitoring nach Ansicht des Landesamts nur mit Einwilligung der Bewohner. Ein berechtigtes Interesse scheidet im Regelfall aus, weil die Wohnung zum Kernbereich der privaten Lebensführung gehört (Tätigkeitsbericht 2025, S. 37 f.).

Liegt keine Einwilligung vor, ist das Gerät mit abgeschalteter Zusatzfunktion einzubauen, und das gilt auch nach einem Mieterwechsel. Freiwillig ist die Einwilligung regelmäßig nicht, wenn der Abschluss oder Fortbestand des Mietvertrags von ihr abhängt. Widerruft ein Bewohner, muss die Funktion umgehend abgeschaltet werden. Das Landesamt rät Eigentümern deshalb, vor dem Einbau zu prüfen, welche Funktionen die neuen Geräte haben (S. 38). Smarte Rauchmelder sind bei den Hausverwaltungen unter meinen Mandanten ein Thema.

Hausverwaltungen: der Meldeaufruf in der Wohnanlage

Über eine E-Mail-Adresse der Hausverwaltung ging an mehr als 300 Empfänger in einer Wohnanlage ein Aufruf, Verstöße einer namentlich genannten Familie gegen die Hausordnung an eine eigens eingerichtete Adresse zu melden. Verfasst war der Aufruf im Namen einer Privatperson, die die Adresse nach eigener Aussage auf Anregung der Hausverwaltung eingerichtet hatte. Verantwortlich war nach dem Landesamt in diesem Fall die Privatperson, weil sie über Zweck und Mittel entschieden hatte. Die DSGVO galt, weil der rein private Bereich verlassen war (Art. 2 Abs. 2 Buchst. c DSGVO). Die Hausverwaltung hat das Landesamt nicht als Verantwortliche eingeordnet (S. 36 f.).

Was Makler und Hausverwaltungen jetzt prüfen sollten

1. Interessenten je Objekt nach Stufen erfassen, vom Angebotsabonnenten über das vollständige Exposé und die Besichtigung bis zum Preisangebot, damit sich später belegen lässt, für wen eine Maklerleistung erbracht wurde.
2. Im Streit um eine Provision nur Name und Anschrift der Interessenten weitergeben, für die diese Leistung belegt ist.
3. Ein Löschkonzept einrichten: objektbezogene Interessentendaten nach Ablauf der dreijährigen Verjährung löschen, dauerhafte Suchaufträge in festen Abständen nachfragen und bei fehlendem Interesse löschen.
4. In der Makler-Software interne Unterlagen wie WEG-Protokolle, Wirtschaftspläne und Abrechnungen getrennt von den Dateien für das Portal ablegen und vor jedem Upload kontrollieren, was veröffentlicht wird.
5. Vor dem Austausch von Rauchmeldern prüfen, ob die Geräte Raumklima messen, die Funktion ohne freiwillige Einwilligung abschalten und Widerrufe sowie Mieterwechsel einplanen.
6. Hinweise auf Verstöße gegen die Hausordnung selbst entgegennehmen und keine Rundmails mit Namen einzelner Bewohner über eigene Verteiler versenden.