Wenn Beschäftigte gehen: Kündigungsgründe, E-Mail-Postfach und Handelsregister

Was die Belegschaft über eine Kündigung erfahren darf

Dass und wann eine Person das Unternehmen verlässt, darf der Arbeitgeber den Kollegen mitteilen, weil sie das für die Fortführung des Geschäftsbetriebs wissen müssen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO). Über eine Umstrukturierung darf er auch dann informieren, wenn die Belegschaft daraus auf betriebsbedingte Kündigungen schließen kann, etwa weil eine ganze Abteilung geschlossen wurde. Die Gründe einer Kündigung dürfen dagegen ohne Einwilligung der betroffenen Person weder schriftlich noch mündlich genannt werden. Das gilt nach dem Landesbeauftragten besonders für ehrenrührige Gründe und für solche, die mit der Gesundheit zu tun haben.

Selbst die vergleichsweise neutrale Formulierung „unüberbrückbare Differenzen“ hält der Landesbeauftragte regelmäßig für nicht erforderlich, weil Betroffene sie als Beeinträchtigung ihres Ansehens wahrnehmen können. Manche Arbeitgeber wollten mit der Mitteilung Gerüchten über einen Personalabbau vorbeugen und beriefen sich auf den Betriebsfrieden. Dafür genügt es nach dem Tätigkeitsbericht, das Ausscheiden mitzuteilen und dazuzusagen, dass Restrukturierungen abgeschlossen sind und kein betriebsbedingter Personalabbau droht. Auch auf den Zeitpunkt kommt es an, denn ein Bedarf, die Belegschaft zu informieren, entsteht erst mit dem Zugang der Kündigung bei der betroffenen Person. Erfahren die Kollegen vorher davon, sind die Daten unzulässig offengelegt (S. 112).

Einige Arbeitgeber hielten mündliche Äußerungen für datenschutzrechtlich nicht angreifbar. Die DSGVO selbst erfasst tatsächlich nur automatisierte Verarbeitungen und Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder werden sollen (Art. 2 Abs. 1 DSGVO). Für Beschäftigtendaten in privaten Unternehmen erweitert § 26 Abs. 7 BDSG den Schutz aber auf Daten, die nicht in einem Dateisystem gespeichert sind, sodass auch die mündliche Mitteilung an das Team darunter fällt (S. 111).

Das E-Mail-Postfach nach dem Austritt

Beim Bayerischen Landesamt beschwerten sich mehrere ehemalige Beschäftigte über ihr persönliches Postfach. Es war nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses weder gelöscht noch deaktiviert, und eingehende E-Mails wurden innerhalb des Unternehmens weitergeleitet. Die Arbeitgeber wollten sicherstellen, dass geschäftliche E-Mails ankommen und bearbeitet werden, und die im Postfach liegenden E-Mails sichern. Für kurze Zeit hält das Landesamt ein aktives Postfach im Einzelfall für zulässig, damit wichtige Nachrichten eingehen und Kunden zu einem neuen Ansprechpartner wechseln können. In einem Fall blieb das Postfach aber mehrere Monate aktiv, ohne dass eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet war. Dafür fand das Landesamt weder im Arbeitsvertrag noch im berechtigten Interesse eine Rechtsgrundlage und sprach eine Verwarnung aus (Tätigkeitsbericht 2025, S. 41 f.).

Das Landesamt empfiehlt, den Umgang mit dem Postfach in einem Offboarding-Leitfaden festzulegen. Darin steht, ob und wie lange ein Postfach mit welcher Begründung aktiv bleibt, was mit vorhandenen und neu eingehenden E-Mails geschieht, wer welche Abwesenheitsnotiz einrichtet, wie private oder sensible Inhalte behandelt werden und wer E-Mails sichtet, ablegt oder zur Bearbeitung weitergibt. Die Beschäftigten sollen diese Regeln schon während des Arbeitsverhältnisses kennen (S. 42).

Alle drei Themen dieses Beitrags kommen bei meinen Mandanten vor. Beim Postfach folge ich dem Landesamt: Wie lange es nach einem Austritt bestehen bleibt, sollte sich nach dem Zweck richten, und der Posteingang sollte möglichst schnell auf andere Empfangskanäle umgeleitet werden.

Die Kündigung im Handelsregister

Eine Gesellschaft berief ihren Geschäftsführer ab und ließ die Änderung über einen Notar zum Handelsregister anmelden. Eingereicht wurde der Gesellschafterbeschluss, der neben der Abberufung auch die Anweisung an den verbleibenden Geschäftsführer enthielt, dem Betroffenen zu kündigen, und so wurde er auch veröffentlicht. Nach § 39 Abs. 2 GmbHG ist nur die Urkunde über die Beendigung der Vertretungsbefugnis beizufügen. Dafür hätte ein Beschluss genügt, der allein die Abberufung enthält, oder eine Fassung, in der die übrigen Angaben geschwärzt sind. Verantwortlich war nach dem Landesamt die Gesellschaft, weil sie entschieden hatte, welche Unterlagen der Notar einreicht, und sie wurde verwarnt (S. 40 f.).

Rückgängig machen ließ sich die Veröffentlichung nicht. Das Recht auf Löschung gilt im Registerwesen nicht (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO), und das Registergericht darf Eintragungen nicht entfernen. Es verweigerte die Löschung, und für einen Austausch gegen eine geschwärzte Fassung sah das Landesamt keine Rechtsgrundlage (S. 40).

Was in den Offboarding-Prozess gehört

1. Eine Vorlage für die Mitteilung an die Belegschaft mit Namen, Austrittsdatum und Ansprechpartner für laufende Themen, ohne Gründe. Wenn es zutrifft, kann sie den Hinweis enthalten, dass Restrukturierungen abgeschlossen sind und kein Personalabbau droht.
2. Die Mitteilung erst versenden, wenn die Kündigung der betroffenen Person zugegangen ist, und Führungskräfte darauf hinweisen, dass dieselben Grenzen für mündliche Äußerungen gelten.
3. Für das Postfach festlegen, zu welchem Zweck und wie lange es aktiv bleibt, eine Abwesenheitsnotiz mit dem neuen Ansprechpartner einrichten und einen Termin für Deaktivierung und Löschung bestimmen.
4. Regeln, wer vorhandene E-Mails sichtet und ablegt und wie mit privaten Inhalten umgegangen wird, und diese Regeln den Beschäftigten schon während des Arbeitsverhältnisses bekanntgeben.
5. Bei einem Geschäftsführerwechsel dem Notar nur Unterlagen übergeben, die für das Register bestimmt sind, und den Kündigungsauftrag in einen gesonderten Beschluss nehmen oder vor der Einreichung schwärzen.